Inbox Zero
Seit einiger Zeit praktiziere ich nun schon mit mehr oder weniger großem Erfolg Inbox Zero.
Kurze Zusammenfassung: Wenn du deine Mail checkst, musst du sie auch verarbeiten. Verarbeiten bedeutet nicht zwingend “Beantworten”, sondern nur die Mail Aktionen zuzuordnen und diese dann auszuführen, z.B. “Löschen”, “Weiterleiten”, “Archivieren” oder eben “Beantworten”. Sobald E-Mail auf ein paar simple Vokabeln eingedampft sind, wirkt eine volle Inbox gar nicht mehr so einschüchternd, ist in wenigen Minuten abgearbeitet und idealer Weise leistest du dir dann sogar mal den Luxus, den Mail-Client für eine Weile auszuschalten. Klingt peinlich offensichtlich, konsequent durchgeführt ist es aber ungemein effektiv.
Misstrauische Blicke
Das Problem ist nun aber, dass viele Leute Mail wie Instant Messenger verwenden. Sie schicken eine E-Mail los und wenn ich ihnen dann ein paar Minuten später begegne, fragen sie, was ich denn von dieser Mail halte, die ich noch gar nicht gesehen habe. Da zu sagen “Was für eine Mail? Ich checke meine Inbox nur zweimal am Tag.” kann subtil gefährlich sein.
Le Hack
Das Dilemma ist klar: einerseits will ich mich nicht ständig um meine E-Mails kümmern müssen, damit ich mich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann, andererseits sollte ich trotzdem immer einen Überblick darüber haben, was gerade in meiner Inbox los ist, auf dass ich auch morgen noch einen Job habe.
Nun ist also wieslige Cheaterei gefragt. Und diese manifestiert sich in Panic’s fantastischer — wenn auch inzwischen etwas angestaubter — Anwendung Stattoo. Stattoo ist ein schmaler horizontaler Streifen auf dem Desktop, auf dem mehrere kleine Kapseln platziert werden können. Diese Kapseln können unterschiedliche Informationen beinhalten, zum Beispiel das Datum, RSS-Feeds oder eben Postfächer.
Auf meinem Desktop tummelt sich während der Arbeitszeit eine einsame kleine Kapsel, die sich regelmäßig per IMAP in meinen Arbeits-Account einwählt und den Inhalt meiner Inbox anzeigt. Es gibt kein Geräusch, keine rote Markierung mit obskuren Zahlen, nur die letzten drei ungelesenen E-Mails. Wann immer ich einen Augenblick Zeit habe, werfe ich einen Blick auf Stattoo um zu sehen, ob es sich lohnt, in nächster Zeit Mail anzuwerfen.
So besteht eine klare Trennung. Stattoo ist dazu da, um nach neuer Post zu suchen. Mail ist dazu da, wirklich mit den E-Mails zu arbeiten. Natürlich ist das nur ein psychologischer Trick, denn im Grunde mache ich nichts anderes, als Mail zu öffnen und meine E-Mails schlicht nicht zu verarbeiten, aber es fühlt sich trotzdem einfach besser an.
Ist sonst noch jemand dem Inbox Zero Hype erlegen? Was macht ihr, um mit euren E-Mails klarzukommen, euch weniger darum zu kümmern und trotzdem ein gutes Gewissen zu haben?